Algemene voorwaarden open call
1. CONTRACTPARTIJEN EN TOEPASSINGSGEBIED
ExhibitX, Rollandstraat 71, 2013 SM, Haarlem (hierna ook "ExhibitX" genoemd) organiseert de open oproep onder de naam "Open Call - hele jaar open" (hierna ook de "Open Oproep" genoemd). Deze Algemene Voorwaarden voor Deelname aan de Open Oproep (hierna de "Voorwaarden") regelen de deelnamevereisten en de rechten en plichten van de personen die deelnemen aan de Open Oproep (hierna ook de "Deelnemer" en gezamenlijk de "Deelnemers"), alsmede de rechten en plichten van ExhibitX.
2. TOTSTANDKOMING VAN DE DEELNAMEOVEREENKOMST
2.1 E-mail
Deelname aan de Open Oproep vereist een e-mail met document zoals beschreven op de website te sturen naar marloes@exhibit-x.nl.
2.2 Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst tussen ExhibitX en personen die in aanmerking komen voor deelname wordt gesloten door een e-mail naar marloes@exhibit-x.nl te sturen met de intentie om een inzending te doen voor de open call.
2.3 Consumentenbescherming
De Algemene Voorwaarden kunnen vóór de totstandkoming van de overeenkomst op deze pagina worden ingezien en afgedrukt. ExhibitX bewaart de tekst van deze Algemene Voorwaarden en stelt deze beschikbaar aan de Deelnemer op de website. Deelname aan de Open Oproep is gratis.
3. DEELNAMEVOORWAARDEN
3.1 Algemene voorwaarden
Rechtspersonen geregistreerd bij hun landelijke Kamer van Koophandel of gelijksoortige organisatie en natuurlijke personen die ten minste 18 jaar oud zijn en volledig rechtsbekwaam zijn, mogen deelnemen.
3.2 Rechten
Deelnemers moeten houders zijn van alle noodzakelijke rechten op het ingediende plan, in het bijzonder:
Auteursrecht op eigen beeld en tekst als auteur of fotograaf
Rechten om beelden en teksten van andere personen te verspreiden en te publiceren
Rechten op afgebeelde objecten of handelsmerken of het recht om die te verspreiden.
3.3 Aanvullende beperkingen
De volgende personen zijn uitgesloten van deelname:
Personen in dienst van Exhibit-X B.V. en
Familieleden van deze personen.
4. DEELNAMEREGELS
4.1 Periode van de open oproep
De open oproep start op 14 april 2026 om 10:00 uur CET en blijft doorlopend open. Inzendingen kunnen op elk moment per mail worden ingediend.
4.2 Bekendmaking
Deelnemers van wie het project is geselecteerd, ontvangen een melding van ExhibitX op het e-mailadres waarmee het plan is ingediend.
ExhibitX neemt contact op met geselecteerde deelnemers om mogelijke samenwerkingsmogelijkheden te bespreken. Voor elke tentoonstelling, ervaring of verder gebruik van het geselecteerde plan is een aparte overeenkomst tussen ExhibitX en de deelnemer vereist.
4.3. Verboden inhoud
De deelnemer mag geen foto's uploaden die in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving, inbreuk maken op de rechten van derden, besmet zijn met malware (bijv. virussen, Trojaanse paarden, spyware, enz.) of haatzaaiende, discriminerende, immorele, gewelddadige, onmenselijke, pornografische of seksueel expliciete inhoud bevatten.
5. VERLENING VAN GEBRUIKSRECHTEN
5.1 De Deelnemer verleent ExhibitX een niet-exclusief, onherroepelijk, niet-sublicenseerbaar, wereldwijd recht om het ingediende plan te gebruiken voor de uitvoering van de Open Oproep, in het bijzonder om het ingediende plan op te slaan voor de selectie. Ingezonden plannen zullen door ExhibitX niet voor andere doeleinden worden gebruikt en niet worden gedeeld met andere Deelnemers. De Deelnemer kan te allen tijde een verzoek sturen voor het verwijderen van het ingediende plan.
5.2 Elk verder gebruik van de Geselecteerde Plannen vereist de sluiting van een aparte overeenkomst tussen ExhibitX en de Deelnemer.
6. GARANTIE EN AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DEELNEMER
6.1 Eigendom van rechten
De deelnemer garandeert dat alle benodigde rechten uitsluitend in zijn/haar bezit zijn en/of er toestemming is van derden voor het gebruik.
6.2 Geen inbreuk op rechten
De deelnemer garandeert dat het verstuurde plan geen inbreuk maken op rechten van derden, in het bijzonder:
geen auteursrechten van derden zonder toestemming
geen rechten van afgebeelde personen zonder toestemming
geen merkrechten of andere industriële eigendomsrechten zonder toestemming
6.3 Aansprakelijkheid voor inbreuken
6.3.1 De deelnemer vrijwaart ExhibitX van alle vorderingen die voortvloeien uit de inbreuk op rechten veroorzaakt door het ingediende plan.
6.3.2 De vrijwaring omvat in het bijzonder: (a) vorderingen van derden voor schadevergoeding, inclusief materiële en immateriële schade, (b) vorderingen tot een gerechtelijk bevel, (c) vorderingen tot informatieverstrekking en verantwoording, en (d) de kosten van noodzakelijke juridische verdediging, inclusief gerechts- en advocaatkosten.
6.3.3 De verplichting tot schadevergoeding geldt alleen indien de inbreuk het gevolg is van opzet of nalatigheid van de Deelnemer. De Deelnemer is niet verplicht tot schadevergoeding indien de inbreuk voortvloeit uit instructies van ExhibitX.
6.3.4 De Deelnemer verbindt zich ertoe ExhibitX te ondersteunen bij de verdediging tegen vorderingen van derden en alle noodzakelijke informatie en documenten te verstrekken.
7. AANSPRAKELIJKHEID VAN EXHIBITX
7.1 Beperking van aansprakelijkheid
ExhibitX is niet aansprakelijk voor (a) technische problemen tijdens het versturen van het plan veroorzaakt door onderbrekingen van de internetverbinding, serverstoringen of onderhoud waarover ExhibitX geen controle heeft, (b) verlies van gegevens tijdens de overdracht als gevolg van technische problemen die niet aan ExhibitX kunnen worden toegeschreven, en (c) ongeautoriseerde toegang door derden tot ingediende foto's, mits ExhibitX redelijke beveiligingsmaatregelen heeft getroffen.
7.2 Geen aansprakelijkheid voor overmacht
ExhibitX is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door overmacht, waaronder natuurrampen, oorlog, terroristische aanslagen, stakingen of overheidsbevelen.
7.3 Geen aansprakelijkheid voor inhoud ingediend door deelnemers
Exhibit is niet aansprakelijk voor de inhoud van de ingediende plannen, met name voor de wettigheid, kwaliteit of geschiktheid voor een bepaald doel. De verantwoordelijkheid ligt uitsluitend bij de deelnemer.
7.4 Geen aansprakelijkheid voor de beschikbaarheid van de website en e-mail
ExhibitX garandeert niet de ononderbroken beschikbaarheid van de website of indiening per e-mail. Kortstondige onderbrekingen als gevolg van technische problemen of onderhoud zijn voorbehouden.
7.5 Uitzonderingen op de aansprakelijkheidsbeperkingen
De bovenstaande aansprakelijkheidsbeperkingen zijn niet van toepassing (a) op schade voortvloeiend uit letsel aan leven, lichaam of gezondheid, (b) op schade voortvloeiend uit opzettelijke of grove nalatigheid van ExhibitX of haar wettelijke vertegenwoordigers, (c) op schade voortvloeiend uit de schending van essentiële contractuele verplichtingen (hoofdverplichtingen) waarbij het bereiken van het contractdoel in gevaar komt; in dit geval is de aansprakelijkheid beperkt tot de typische, voorzienbare schade.
8. GESCHILLENBESLECHTING
ExhibitX beheert een website en hanteert algemene voorwaarden. ExhibitX informeert de deelnemers als volgt: ExhibitX is niet bereid en niet verplicht deel te nemen aan geschillenbeslechtingsprocedures voor een arbitragecommissie. Deelname aan dergelijke procedures is vrijwillig en niet bindend voor beide partijen. Mocht er een geschil ontstaan, dan kan eerst mediation plaatsvinden en vervolgens eventueel de reguliere rechtbanken worden geraadpleegd.
9. SLOTBEPALINGEN
9.1 Tekstvorm
Wijzigingen en aanvullingen op deze Algemene Voorwaarden moeten in tekstvorm worden vastgelegd. Dit geldt ook voor wijzigingen in deze tekstvormclausule zelf.
9.2 Scheidbaarheidsclausule
Indien individuele bepalingen van deze Algemene Voorwaarden ongeldig zijn of worden, blijft de geldigheid van de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die het economische doel van de ongeldige bepaling zo goed mogelijk dient.
9.3 Toepasselijk recht
Het Nederlandse recht is van toepassing. Voor deelnemers die in het buitenland wonen of gezeteld zijn, is het Nederlandse recht van toepassing, tenzij dwingende internationale regelgeving of dwingende wetten van het land van de deelnemer met gewone verblijfplaats prevaleren.
Voor alle geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst is de bevoegde rechter in Haarlem gevestigd.