ExhibitX Privacybeleid

Versie: 1.0  |  Datum: mei 2025  |  Geldig voor: exhibit-x.nl

ExhibitX respecteert jouw privacy. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij hebt. We gebruiken geen verborgen trucjes. Wat we doen, staat hieronder — klip en klaar. Dit beleid is van toepassing op alle bezoekers van exhibit-x.nl en iedereen die zich inschrijft voor onze wachtlijst, nieuwsbrief of B2B-informatieaanvragen.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke:

2. Welke gegevens verzamelen we?

2.1 Gegevens die jij zelf verstrekt

  • Naam en e-mailadres (bij inschrijving op de wachtlijst of nieuwsbrief)

  • Bedrijfsnaam, telefoonnummer en teamgrootte (bij B2B-informatieaanvragen)

  • Eventuele andere informatie die je invult in onze contactformulieren

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

  • IP-adres en browsertype

  • Paginabezoeken, klikgedrag en sessieduur (via analyticstools, zie artikel 5)

  • Verwijzende URL (welke site je doorstuurde naar ons)

  • Apparaattype en schermresolutie

  • Cookies en vergelijkbare tracking technologieën (zie artikel 5)

2.3 Gegevens van derde partijen

Als je je via sociale media aanmeldt of onze advertenties ziet, kunnen wij (afhankelijk van jouw instellingen) aanvullende gegevens ontvangen van platforms zoals Meta of Google. We leggen dit nader uit in artikel 5.

3. Op welke grondslag verwerken we jouw gegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de volgende AVG-grondslagen:

  • Toestemming: voor niet-noodzakelijke cookies, analytics en marketingcommunicatie. Je geeft toestemming via onze cookiebanner of door je in te schrijven.

  • Uitvoering van een overeenkomst: als jij een ticket koopt of deelneemt aan een evenement, verwerken we de noodzakelijke gegevens om die afspraak na te komen.

  • Gerechtvaardigd belang: voor websitebeveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van onze diensten. We wegen dit belang altijd af tegen jouw privacy rechten.

  • Wettelijke verplichting: wanneer de wet ons verplicht gegevens te bewaren (bijv. fiscale bewaarplicht).

4. Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

4.1 Wachtlijst en communicatie

  • Beheren van de B2C-wachtlijst (incl. tierbepaling: Founding Curious, Early Curious, Curious)

  • Versturen van bevestigingsemails, updates en pre-launch communicatie

  • Versturen van de ExhibitX nieuwsbrief (alleen met expliciete toestemming)

4.2 B2B-relaties

  • Verwerken en opvolgen van B2B-informatieaanvragen

  • Contact over samenwerkingen, groepsbezoeken en teamuitjes

4.3 Website en analytics

  • Analyseren van website gebruik om de gebruikerservaring te verbeteren

  • Meten van de effectiviteit van marketingcampagnes

  • Technisch beheer en beveiliging van de website

4.4 Gepersonaliseerde advertenties en retargeting

Met jouw toestemming gebruiken we gegevens voor gerichte advertenties op platforms zoals Meta (Instagram/Facebook) en Google. Dit betekent concreet:

  • We kunnen een pixel of tag plaatsen die bijhoudt of je onze website bezocht hebt

  • Op basis hiervan kun je advertenties van ExhibitX te zien krijgen op andere platforms

  • We kunnen zogeheten ‘lookalike audiences’ aanmaken op basis van geanonimiseerde data van onze bezoekers

Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken via de cookiebanner of via je advertentie-instellingen bij het betreffende platform.

5. Cookies en tracking technologieën

We gebruiken de volgende categorieën cookies:

5.1 Noodzakelijke cookies

Vereist voor de werking van de website. Geen toestemming nodig.

5.2 Analytische cookies

We maken gebruik van analyticstools (zoals Google Analytics of een privacy-vriendelijk alternatief) om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. De verzamelde data wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd. Toestemming vereist.

5.3 Marketing- en trackingcookies

Met jouw toestemming plaatsen we cookies van derde partijen (zoals Meta Pixel en Google Ads) voor retargeting en het meten van advertentiecampagnes. Toestemming vereist.

Via onze cookiebanner kun je per categorie toestemming geven of weigeren. Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen via de link onderaan onze website. 

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

  • Wachtlijstgegevens: tot 6 maanden na de openingsdatum van ExhibitX, tenzij je eerder uitschrijft

  • E-mail abonnementen (nieuwsbrief): tot je je uitschrijft of 3 jaar na het laatste actieve contact

  • B2B-contactgegevens: tot 2 jaar na het laatste contact, of langer indien noodzakelijk voor een overeenkomst

  • Analytische data: maximaal 14 maanden (geanonimiseerd)

  • Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of aantoonbaar geanonimiseerd.

7. Met wie delen we jouw gegevens?

We verkopen jouw gegevens niet. Punt. We delen gegevens uitsluitend in de volgende gevallen:

7.1 Verwerkers

Partijen die in opdracht van ExhibitX werken en daartoe een verwerkersovereenkomst met ons hebben gesloten:

  • E-mailmarketing platform (Brevo; gevestigd in de EU, AVG-compliant)

  • Website Platform (Squarespace; gevestigd in de VS, data processing agreement aanwezig)

  • Analytics Partner (nader te benoemen bij livegang)

  • Ticketing Partner (nader te benoemen; verwerkersovereenkomst is contractuele voorwaarde)

  • Referral-platform (Viral Loops — indien geïmplementeerd)

7.2 Advertentieplatforms (met toestemming)

  • Meta Platforms Inc. (Facebook/Instagram Pixel)

  • Google LLC (Google Ads, Google Analytics)

Bovenstaande partijen zijn zelfstandig verwerking verantwoordelijk voor data die zij via hun platforms verwerken. Raadpleeg hun eigen privacybeleid voor meer informatie.

7.3 Wettelijke verplichtingen

We verstrekken gegevens aan autoriteiten als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Doorgifte buiten de Europese Unie

Squarespace en Google zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats op basis van goedgekeurde doorgiftemechanismen zoals de Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Commissie. We zorgen dat er altijd een geldig juridisch mechanisme aanwezig is.

9. Jouw privacy rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

  • Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens we van je hebben

  • Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren

  • Recht op verwijdering (‘recht om vergeten te worden’): gegevens laten wissen, tenzij we een wettelijke plicht hebben ze te bewaren

  • Recht op beperking van de verwerking: tijdelijk stopzetten van de verwerking

  • Recht op overdraagbaarheid: jouw gegevens in een gangbaar formaat opvragen

  • Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden

  • Recht om toestemming in te trekken: op elk moment, zonder opgaaf van reden

Dien je verzoek in via hallo@exhibit-x.nl. We reageren binnen 30 dagen. Identificatie kan noodzakelijk zijn. Als je van mening bent dat we jouw rechten schenden, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We nemen technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:

  • Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) op de gehele website

  • Toegangsbeperking: alleen personen met een operationele noodzaak hebben toegang tot persoonsgegevens

  • Verwerkers Overeenkomsten met alle externe partijen die persoonsgegevens verwerken

  • Regelmatige beoordeling van ons beveiligingsbeleid

Ondanks onze maatregelen is geen enkel systeem 100% waterdicht. Bij een datalek dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor jouw rechten, stellen we je tijdig op de hoogte en melden we het bij de Autoriteit Persoonsgegevens, conform de AVG.

11. Minderjarigen

Onze website is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Als je vermoedt dat een minderjarige zonder toestemming gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op via info@exhibit-x.nl.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de wet, onze diensten of de gebruikte technologie. De actuele versie staat altijd op exhibit-x.nl/privacy. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je per e-mail (als we je adres hebben).

De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

13. Contact

Vragen of opmerkingen over dit privacybeleid? Neem contact op:

ExhibitX — Enter Curiosity

exhibit-x.nl  |  info@exhibit-x.nl